“Por medio del cual se establece la Política de Protección de Datos Personales en la FUNDACION ALIANZA TECNOLOGICA Y DESARROLLO EDUCATIVO-ALITIC
Que de conformidad en lo previsto en la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y el decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, la Fundación debe responder aspectos relacionados con la autorización del titular de información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales.
Que la FUNDACION ALITIC Identificada con NIT 900.372.094-2 a quien corresponde actuar bajo los postulados de protección de datos personales en Colombia, señalados por la Ley 1581 de 2012 “Ley General de protección de Datos Personales y su decreto reglamentario 1377de 2013, en calidad de responsable y encargado del tratamiento de datos personales según el presente acuerdo. En consecuencia,
ARTICULO 1: OBJETIVO: La política de tratamiento de la información, tiene por objeto desarrollar el procedimiento para recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad sobre información que se haya recogido sobre datos personales, en base de datos o archivos, indicando las actividades a realizar, para mantener la confidencialidad de la información y el garantizar el correcto uso de los recursos tecnológicos de la institución.
ARTICULO 2: RESPONSABLE Y ENCARGADO DE ESTE TRATAMIENTO La Fundación “ALITIC, Identificada con NIT 900.372.094-2, Es una Fundación Tecnológica de Educación no formal, sujeta a inspección y vigilancia por la secretaria de educación de Barranquilla. Con domicilio principal en Barranquilla Carrera 54 N 68-94 y representada legalmente por DANNY MILENA DIAZ TAYO, ciudadana colombiana, mayor de edad, con domicilio y residencia en esta ciudad.
ARTICULO 3: ALCANCE: Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier servicio por parte de ALITIC y se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de ALITIC considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales.
ALITIC se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
ARTICULO 4: OBLIGATORIEDAD: Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de ALITIC, los contratistas y terceros que obran en nombre de ALITIC El incumplimiento de las mismas acarreará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a ALITIC por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.
ARTICULO 5: DEFINICIONES: Las siguientes son las definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, que permitirán conocer el desarrollo de cada uno de los temas planteados en el presente documento y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales:
ARTICULO 6: PRINCIPIOS: En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:
Principios relacionados con la recolección de datos personales
Principios relacionados con el uso de datos personales.
Principios relacionados con la calidad de la información.
Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales
ARTICULO 7: FINALIDADES Y USOS DE LA INFORMACION: Los datos personales que le sean suministrados a ALITIC, datos que se recolecten o almacenen sobre los prospectos de estudiantes, inscritos, estudiantes admitidos, matriculados, ausentes, desertores, egresados y graduados, empleados, contratistas, etc., de ALITIC mediante el diligenciamiento de formatos, contratos, vía telefónica, correo electrónico o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos). El tratamiento estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de “ALITIC como Institución de Educación para el trabajo de desarrollo humano, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y extensión. En virtud de lo anterior, ALITIC les dará un tratamiento conforme a las siguientes finalidades:
ESTUDIANTES: para las personas que puedan identificarse como estudiantes las finalidades relacionadas con: actividades asociadas a la educación y enseñanza, registro académico, asociativas, culturales, recreativas, deportivas, sociales.
COLABORADORES Y DOCENTES: Bienestar social y asociación social, control de horario, gestión de nómina, gestión personal, gestión del trabajo temporal, promoción gestión de empleado.
PROVEEDORES Y TERCEROS: Gestión contable fiscal y administrativa, gestión de proveedores y contratistas facturación cobros y pagos.
Para los datos personales de titulares clasificados como terceros, para los cuales LA FUNDACION ALIANZA TECNOLOGICA Y DESARRROLLO EDUCATIVO –ALITIC es la entidad encargada del tratamiento de datos en favor de estudiantes, proveedores o colaboradores, si la finalidad es distinta de las anteriormente definidas, deben ser especificadas mediante oficio por parte de la entidad responsable del tratamiento y debe ser adjuntada al contrato o solicitud de servicio.
ARTICULO 8: POLITICA DE TRATAMIENTO: Al realizar el Tratamiento de los Datos Personales, ALITIC cumplirá con los requisitos contenidos en las Normas Aplicables y tendrá en cuenta los siguientes lineamientos:
De conformidad con lo establecido en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, cuando se presenten cambios sustanciales referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento los cuales afecten el contenido de la autorización, será necesario comunicar dichos cambios al Titular y obtener una nueva autorización.
ARTICULO 9: DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN: El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
ARTICULO 10: DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás
ARTICULO 11: DEBERES EN RELACION CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de ALITIC los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
FUNDACION ALITIC hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
ARTICULO 12: TRATAMIENTO DE INFORMACION DATOS SENSIBLES: ALITIC prohíbe a sus servidores y colaboradores directos o indirectos divulgar datos considerados como sensibles en la constitución y la ley, tales como origen racial o étnico, preferencia política, afiliación sindical, afiliación a organizaciones sociales gubernamentales o no, organismos de derechos humanos, convicciones religiosas, orientación sexual, datos biométricos o de salud, etc., los cuales están sometidos a reserva y confidencialidad, en especial cuando se trata de NIÑOS MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES.
De acuerdo con nuestra política de tratamiento de datos personales, los medios a través de los cuales ALITIC efectuara un tratamiento de la información personal de niños, niñas y adolescentes, respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos el respeto de sus derechos fundamentales y garantías que se requieran.
Cuando se requiera darle tratamiento a la información personal de menores de edad ALITIC obtendrá la Autorización correspondiente por parte de uno de los padres o de la persona que tenga la patria potestad del menor.
ARTICULO 13: AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR: La Ley 1581 de 2012 exige que la autorización para recolectar datos personales (dirección de correo electrónico, teléfono, etc.) sea informada, previa y expresamente tal y como se ilustra a continuación:
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Así las cosas, los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:
En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:
Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos deberán suministrárselos.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento. En ningún caso, el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.
Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:
ARTICULO 14: FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en un archivo de audio o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. El contenido de la autorización otorgada para la recolección y tratamiento del dato será emitido por ALITIC, y será puesta a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dicho. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de información personal. La autorización contendrá lo siguiente:
ARTICULO 15: PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: ALITIC, adoptará todas las medidas necesarias para mantener registro de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
ARTICULO 16: DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la Autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La Autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones: (i) Por escrito, (ii) De forma verbal o (iii) Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Así mismo, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 10º del Decreto 1377 de 2013, ALITIC publicó en su sitio web y en sus instalaciones principales el aviso de privacidad a través del cual comunico la existencia de la presente política, informando al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio. Conforme se indica en este Decreto, si en el término de treinta (30) días hábiles a partir de la implementación del anterior mecanismo, los titulares no contactaron al RESPONSABLE o ENCARGADO para solicitar la supresión de sus datos personales, el RESPONSABLE y ENCARGADO podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades previstas e indicadas en la política de tratamiento de la información.
ARTICULO 17: REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS: El titular tendrá derecho a solicitar en cualquier momento a ALITIC, la revocatoria de la autorización y la supresión de sus datos personales cuando:
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, base de datos o tratamientos realizados por ALITIC. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:
ARTICULO 18: AVISO DE PRIVACIDAD: El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular de los datos personales, para el tratamiento de sus datos. A través de este documento se comunica al titular de la información:
No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter voluntario de responder a las preguntas que se versen sobre este tipo de datos
El aviso de privacidad de ALITIC, se encuentra disponible, entre otros medios, en la página web www.alitic.edu.co
Esta leyenda se encuentra impresa en los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta información de prospectos de estudiantes, inscritos, estudiantes admitidos, matriculados, ausentes, desertores, egresados y graduados, donantes, empleados, proveedores y demás titulares de los datos personales que maneja ALITIC.
Cuando se recolectan de manera verbal, esta leyenda es comunicada al Titular de igual forma, y de la autorización se deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.
ARTICULO 19: EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES: La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
ARTICULO 20: LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR: Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
ARTICULO 21: TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES: ALITIC en cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y extensión y en consideración de sus vínculos permanentes u ocasionales de carácter académico y administrativos con instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperación internacional podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, ALITIC tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente relacionados con ALITIC y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe ALITIC, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con la ALITIC.
ARTICULO 22: VIDEO VIGILANCIA:
ARTICULO 23: MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS: ALITIC protege la información mediante varios mecanismos como, entre otros, los siguientes:
ARTICULO 24: RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: ALITIC adoptará las medidas necesarias para, de ser necesario, demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que ha implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con sus obligaciones legales en todo lo relacionado con el tratamiento de datos personales. Dichas medidas serán consistentes con las instrucciones que para el efecto imparta la SIC y los mandatos de los artículos 26 y 27 del decreto 1377 de 2013.
ARTICULO 25: CAMBIOS SUSTANCIALES DE LA PRESENTE POLITICA O DE LAS AUTORIZACIONES: De conformidad con los artículos 5 y 13 del decreto 1377 de 2013, cualquier cambio sustancial de la presente política deberá ser comunicado oportunamente por ALITIC a los titulares de los datos de una manera eficiente antes de implementar las nuevas políticas. Por cambios sustanciales se entenderán aquellos referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del tratamiento de los datos personales. Además, ALITIC deberá obtener del titular del dato una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.
ARTICULO 26: FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLITICA Y PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS:Esta política fue aprobada en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1377 de 2013, 886 de 2014, 1074 de 2015, y la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio razón por la cual entrará en vigencia a partir de la fecha de su expedición y publicación. La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
Dado en Barranquilla al primer (22) días del mes de agosto de 2018.
DANNY MILENA DIAZ TAYO
PresidenteANTONIO E VEGA OSORIO
Secretario